Le secrétariat indépendant attire de plus en plus de monde, souvent des femmes (mais compte aussi des hommes :-)) et une des raisons entre autres, c’est la « facilité » d’installation. J’entends souvent comme argument que cela ne nécessite pas beaucoup d’investissement au départ. C’est plutôt vrai, mais attention, cela va dépendre de vos outils informatiques et bureautiques que vous possédez au départ. Car si vous partez de 0, cela peut quand même vite chiffrer !
Je vais tenter de vous résumer ici, selon moi, quels sont les outils de base à avoir lorsque l’on souhaite démarrer dans le secrétariat indépendant :
– Un bon PC tu auras ! et oui, vous possédez probablement déjà un PC chez vous, mais est-il assez performant pour exercer cette profession ? Une secrétaire indépendante est multi-tâches ! Elle passe sans arrêt d’une activité à une autre, et fermer toutes les applications à chaque fois fait perdre trop de temps, il vous faut donc un PC qui possède assez de mémoire et qui supportera que vous bossiez sur plusieurs applications en même temps.
– Les bons logiciels tu achèteras ! Encore une fois, ne comptez pas vous limiter aux logiciels libres et gratuits. Il faut au minimum le pack office, un bon outil de messagerie, et vous aurez également besoin probablement d’utiliser d’autres outils pour vos clients (dropbox, logiciels spécifiques pour la facturation, logiciel en ligne, google drive et j’en passe…). Bref, vous l’aurez compris, vous allez devoir vous adapter à vos clients, vous aurez donc besoin sur votre PC de pas mal d’outils bureautique !
– Un bureau assez grand et ergonomique tu auras ! Vous allez passer de nombreuses heures chaque jour à votre bureau, principalement devant votre ordinateur. Il vous faut donc un environnement adapté ! Le top étant d’avoir une pièce séparée, avec un grand bureau, des rangements, un stock de fourniture, un écran assez grand (voir 2 !), un siège confortable et adapté à votre morphologie, et une décoration qui vous plaît et vous donne envie de travailler dans cette pièce .
Si vous n’avez pas de pièce dédiée, il faudra veiller à avoir un espace dans votre maison suffisamment bien aménagé et dans lequel vous ne serez pas sans cesse dérangé par votre entourage. Dans ce cas, vous pouvez regarder dans votre ville si vous avez la possibilité de louer un bureau pour pas trop cher.
– Une imprimante adaptée tu auras ! Là encore, c’est un poste non-négligeable, à réfléchir. Si vous ne possédez pas déjà une imprimante, il faudra en choisir une. Selon vos prestations, vous serez amené à vous en servir beaucoup, on juste occasionnellement. Si vous proposez les impressions et photocopies, vous devrez investir dans du matériel performant pour cela. Il faut donc prendre en compte l’encombrement du matériel, la qualité d’impression, et surtout le coût des cartouches. Car c’est cela qui coûte cher sur le long terme.
– T’équiper pour tes prestations tu devras ! En effet, là encore, c’est très variable selon les prestations proposées. Si vous souhaitez vous spécialiser en transcription audio, il vous faudra un casque, une pédale, et un bon correcteur d’orthographe (ceux qui sont performants coûtent assez chers). Si vous vous orientez vers de la permanence téléphonique, il faudra vous équiper d’un standard, d’un bon PC, d’un casque…etc. Vous l’aurez compris, certaines prestations nécessitent du matériel spécifique, et il est judicieux de le choisir de qualité, afin de ne pas pénaliser vos clients. La prise de RDV cela ne s’improvise pas, vos clients comptent sur vous, vous ne pouvez pas leur dire un matin sur deux que vous êtes en panne et que vous avez loupé des RDV !
Cette liste est non exhaustive, car chaque personne adaptera son environnement de travail en fonction de ses prestations, ses préférences, ses souhaits d’évolutions. Et certains logiciels coûtent relativement cher. De plus, il faudra compter le remplacement du matériel, vous devez pouvoir changer votre PC du jour au lendemain, sans pénaliser vos clients.
Vous l’aurez compris, même si le métier d’assistante indépendante attire chaque année de plus en plus de monde, il ne s’improvise pas, nécessite du matériel adapté et vous ne pourrez pas démarrer avec 0 euro d’investissement.
Cela ne doit cependant pas vous freiner, car dès vos premiers clients, votre matériel sera très vite rentabilisé.