Un silence pesant, des chaises pas très confortables et collées les unes aux autres, des magazines datant de la dernière décennie, une attente qui semble interminable… Effectivement, les cabinets médicaux ne sont pas toujours des endroits très accueillants pour des patients qui préfèreraient en plus se trouver ailleurs. Comment rendre dans ce cas leur présence plus agréable et l’attente moins longue ? C’est ce que nous vous proposons de voir ensemble à travers cet article. Vous verrez qu’avec simplement quelques changements, le séjour dans votre cabinet peut s’en retrouver métamorphosé.
1) Une ambiance chaleureuse et rassurante
Commençons par l’atmosphère de votre salle d’attente. Dîtes au revoir aux murs ternes, à la déco inexistante, aux chaises bas de gamme sans confort et avec un look triste… Il n’est pas question ici d’exploser le budget pour faire la couverture du dernier magazine de décoration à la mode mais plutôt de repenser certaines petites choses qui peuvent faire toute la différence entre un lieu froid et impersonnel et une pièce où l’on se sent tout de suite à son aise.
La première étape est de donner un petit coup de peinture sur les murs en leur appliquant des teintes plutôt claires mais aussi chaudes. Ensuite, disposez quelques plantes ici et là ainsi que des objets de déco qui pourraient très bien venir de chez vous : de jolis tableaux, une table, des petits meubles, des bibelots originaux,… Le but ici est que le patient qui entre dans la salle ait l’impression d’être à la maison. Vous pouvez enfin jouer avec la disposition des chaises et ne pas forcément les aligner face à face, rien ne peut ressembler davantage à une salle d’attente classique.
2) Des pièces insonorisées
Parvenir à créer une ambiance apaisante et chaleureuse dans la salle d’attente est déjà un très beau pas en avant. Seulement, pour mettre parfaitement à l’aise les patients qui y attendent, il faut veiller à ce que la salle de consultation soit bien isolée et qu’il soit impossible d’y entendre ce qu’il se passe. Ce sera non seulement plus rassurant pour le patient mais c’est aussi indispensable pour assurer le secret médical.
Pour insonoriser une pièce, il existe plusieurs possibilités qui peuvent se cumuler. Par exemple, mettre des portes anti-bruit fabriquées avec un isolant phonique, choisir un revêtement de sol absorbant les bruits comme la moquette ou le vinyle ou encore diffuser un peu de musique ou la radio dans la salle d’attente.
3) De la lecture intéressante et au goût du jour
Il faut bien se l’avouer, dans bon nombre de salles d’attente plus personne ne prête attention à la pile de magazines au centre de la pièce. Pourquoi ? Tout simplement car ce sont les mêmes que le mois dernier, les mêmes que l’année dernière, voire parfois les mêmes que la 1ère fois où le patient est venu il y a déjà 8 ans.
Ce n’est cependant pas une fatalité et il n’est pas forcément nécessaire de les remplacer chaque semaine non plus. Une astuce consiste à éviter les magazines qui tombent rapidement en désuétude comme les magazines people ou traitant de l’actualité. Préférez des magazines informatifs dont les sujets sont intemporels et peuvent intéresser tout le monde n’importe quand. Vous pouvez également proposer un peu de documentation médicale, beaucoup de patients apprécient pouvoir se renseigner sur ce qui les attend éventuellement.
4) L’utilisation de la prise de rendez-vous en ligne
Vous vous demandez peut-être en quoi la prise de rendez-vous en ligne a à voir avec une salle d’attente plus agréable pour vos patients ? Tout simplement car elle permet de réduire leur temps d’attente. N’est-ce pas là ce que l’on recherche tous en priorité : être pris à l’heure convenue et ne pas devoir patienter trop longtemps. En effet, la possibilité pour vos patients de prendre leur rendez-vous sur internet offre plusieurs avantages pour eux comme pour vous.
Premièrement, ils reçoivent un récapitulatif du RDV par email ou SMS avec tous les détails utiles (horaires, lieux, instructions éventuelles) ce qui évite les incompréhensions. Ensuite, un rappel leur est envoyé pour diminuer les retards voir l’absentéisme. Enfin, vous avez également en tant que professionnel la possibilité de réclamer une confirmation de venue de la part de vos patients pour vous assurer qu’ils seront bien là. Cela vous permet de réorganiser votre agenda en comblant les trous et en évitant les doublons.
5) L’estimation du temps d’attente
Pour conclure notre tour d’horizon des conseils pour une salle d’attente plus agréable, nous allons parler plus spécifiquement de l’attente en elle-même. Si vous avez ne serait-ce qu’un jour dans votre vie attendu en tant que patient dans un cabinet – et nous nous doutons bien que c’est le cas – alors vous avez surement fait l’expérience de ces 2 phénomènes. Plus l’on attend, plus les minutes qui passent nous semblent longues. Cet effet s’en retrouve même accentué quand on ne sait pas avec précision quand cela prendra fin.
Dans l’intérêt de vos patients, nous vous conseillons donc autant que possible de leur indiquer une estimation de leur temps d’attente restant. Pour ce faire, vous pouvez par exemple leur annoncer l’ordre de passage des prochains patients ou indiquer au suivant dans combien de minutes ce sera à son tour. En ayant la possibilité de se fixer à un objectif, leur attente leur paraitra bien moins longue et l’ambiance sera moins tendue.